Cómo configurar WhatsApp Business: guía paso a paso para pequeñas marcas

Aprende cómo configurar WhatsApp Business desde cero, optimizar tu perfil, añadir catálogos y automatizar mensajes para que cada chat pueda convertirse en un cliente.

Por qué WhatsApp Business es importante para los negocios modernos

WhatsApp tiene más de 2.000 millones de usuarios en todo el mundo y, en muchos países, es la forma predeterminada en que la gente habla con amigos, familia y marcas. Según Meta, más de 175 millones de personas envían mensajes a una cuenta de WhatsApp Business cada día. Si tu negocio aún no está ahí, estás dejando conversaciones (y facturación) sobre la mesa.

WhatsApp Business es una app gratuita diseñada para pequeñas y medianas empresas. Añade herramientas como un perfil de empresa, catálogos, etiquetas y mensajes automatizados sobre la interfaz familiar de WhatsApp. Puedes usarla para responder preguntas, enviar actualizaciones de pedidos, agendar citas y nutrir leads en tiempo real.

WhatsApp Business vs WhatsApp normal

Antes de aprender cómo configurar WhatsApp Business, necesitas entender en qué se diferencia de la app personal:

• Perfil de empresa: Añade tu dirección, sitio web, descripción y horario de apertura.
• Catálogo: Muestra productos o servicios con fotos, precios y enlaces.
• Automatización: Configura mensajes de bienvenida, mensajes de ausencia y respuestas rápidas.
• Etiquetas: Organiza los chats (por ejemplo, Lead nuevo, Pago pendiente, VIP).
• Compatibilidad con líneas fijas: Regístrate con una línea fija, no solo con un número móvil.

La experiencia básica de mensajería sigue siendo la misma, pero las funciones para empresas te ayudan a escalar las conversaciones sin perder el toque personal.

Antes de empezar: requisitos y decisiones clave

Configurar WhatsApp Business es sencillo, pero tomar algunas decisiones desde el principio te ahorrará dolores de cabeza más adelante. Usa esta lista de verificación antes de instalar la app.

• Dispositivo: Un teléfono Android, iPhone o dispositivo compatible con una versión reciente del sistema operativo.
• Número de teléfono: Un número que pueda recibir SMS o llamadas. Puede ser un móvil o una línea fija que no se esté usando actualmente en WhatsApp, a menos que planees migrar.
• Internet estable: Wi‑Fi o datos móviles para la verificación y la configuración inicial.
• Activos de marca: Logotipo, breve descripción del negocio, sitio web y fotos de productos.

Elegir el número adecuado para WhatsApp Business

Tu número es parte de tu marca. Piensa en:

• Dedicado vs personal: Un número exclusivo para la empresa mantiene separados los chats de trabajo y personales.
• Móvil vs línea fija: Las líneas fijas funcionan bien para tiendas y oficinas; los móviles son mejores para equipos en movimiento.
• Crecimiento futuro: Elige un número que puedas mantener a largo plazo, incluso si cambias de SIM o de operador.

Consejo profesional: Puedes usar WhatsApp Messenger (personal) y WhatsApp Business en el mismo teléfono, pero deben usar números de teléfono diferentes.

Cómo descargar e instalar WhatsApp Business

Una vez que tengas tu número y tu dispositivo listos, sigue estos pasos para instalar la app WhatsApp Business.

1. Abre tu tienda de aplicaciones. Ve a Google Play Store (Android) o Apple App Store (iOS).
2. Busca "WhatsApp Business". Asegúrate de que sea la app oficial de WhatsApp LLC.
3. Toca Instalar / Obtener. Espera a que la app se descargue e instale en tu dispositivo.
4. Abre la app. Toca el ícono de WhatsApp Business para iniciar el asistente de configuración.

Si ya usas WhatsApp Messenger con el mismo número, la app te preguntará si quieres migrar tu cuenta e historial de chats a WhatsApp Business. Puedes aceptar si planeas usar ese número solo para el negocio a partir de ahora.

Cómo crear tu cuenta de WhatsApp Business

La app te guiará por el proceso de creación de cuenta. Así es cómo hacerlo paso a paso.

Paso 1: Aceptar las condiciones y verificar tu número de teléfono

1. Revisa las Condiciones del servicio. Toca Aceptar y continuar para seguir.
2. Introduce tu país y tu número de teléfono. Revisa bien el número; será tu línea oficial de WhatsApp Business.
3. Elige el método de verificación. Recibirás un código por SMS o una llamada automática con un código de 6 dígitos.
4. Introduce el código. Una vez verificado, tu número queda vinculado a tu cuenta de WhatsApp Business.

Nota: Si estás registrando una línea fija, elige la opción Llámame para recibir el código de verificación por teléfono.

Paso 2: Restaurar (o saltar) la copia de seguridad de chats

Si estás migrando desde WhatsApp Messenger con el mismo número, la app puede detectar una copia de seguridad en Google Drive (Android) o iCloud (iOS).

• Toca Restaurar para conservar tus chats y archivos multimedia anteriores.
• Toca Omitir si se trata de un número nuevo para la empresa o quieres empezar desde cero.

Paso 3: Añadir el nombre y la categoría de tu empresa

1. Introduce el nombre de tu empresa. Usa el nombre exacto por el que te conocen tus clientes. Evita añadir emojis o palabras clave extra; después no podrás cambiarlo fácilmente.
2. Selecciona tu categoría. Elige la que más se acerque (por ejemplo, Restaurante, Retail, Educación, Salud y belleza).
3. Añade una foto de perfil. Sube tu logotipo o una imagen clara de tu marca.

Cuando termines, tu cuenta básica estará activa y podrás empezar a personalizar tu perfil de WhatsApp Business.

“Trata WhatsApp como tu escaparate más receptivo. Los clientes esperan respuestas rápidas y humanas, pero también premian a las marcas que usan la automatización de forma inteligente para estar disponibles 24/7.” — Consultor de experiencia de cliente, citado en nuestro playbook de mensajería.

Cómo optimizar tu perfil de WhatsApp Business

Un perfil completo y confiable es la base de tu estrategia en WhatsApp Business. Le da seguridad a los contactos nuevos de que están hablando con una empresa real y legítima.

Paso 4: Editar los datos de tu perfil de empresa

Para acceder a tu perfil, abre WhatsApp Business y ve a Configuración > Herramientas para la empresa > Perfil de empresa (el texto puede variar ligeramente según el dispositivo).

Completa los siguientes campos:

• Nombre de la empresa: Se rellena automáticamente desde la configuración inicial. Solo cámbialo si haces un rebranding.
• Descripción de la empresa: Un resumen conciso y centrado en los beneficios. Ejemplo: “Panadería familiar especializada en masa madre, pasteles personalizados y entrega en el día en el centro.”
• Categoría de la empresa: Confirma que sea precisa para búsquedas y confianza.
• Dirección de la empresa: Incluye ciudad y código postal para que los clientes puedan encontrarte.
• Horario de atención: Añade días y horas de apertura, más horarios especiales si hace falta.
• Correo electrónico: Usa un buzón que se revise, como hola@tumarca.com.
• Sitio web: Enlaza a tu web principal, página de reservas o tienda online.

Consejos de optimización de perfil para más conversiones

• Usa un logotipo claro: Evita imágenes saturadas; debe reconocerse bien en un círculo pequeño.
• Empieza por el valor: En tu descripción, indica a quién ayudas y qué haces en una sola frase.
• Añade una llamada a la acción principal: Indica a la gente que haga un pedido, reserve o haga preguntas.
• Mantén el horario actualizado: Alinea tus mensajes de ausencia con tus horarios de apertura.

Consejo de conversión: Muchos clientes verán tu perfil antes de ver tu sitio web. Trátalo como una mini landing page enfocada en una acción principal.

Cómo configurar tu catálogo de WhatsApp Business

La función de catálogo convierte WhatsApp en un escaparate ligero. Los clientes pueden explorar productos o servicios y compartirlos con amigos sin salir de la app.

Paso 5: Crear un catálogo de productos o servicios

1. Ve a Configuración > Herramientas para la empresa > Catálogo.
2. Toca Añadir nuevo artículo.
3. Sube fotos o videos. Usa imágenes brillantes, en alta resolución y con fondo limpio.
4. Añade el nombre del artículo. Hazlo descriptivo y fácil de reconocer.
5. Establece el precio. Puedes dejarlo en blanco o añadir un rango de precios.
6. Escribe una breve descripción. Céntrate en los beneficios, no solo en las características.
7. Añade un enlace. Dirige a la página del producto, al checkout o a un formulario de reserva.
8. Guarda el artículo. Repite el proceso con tus productos o servicios principales.

Mejores prácticas para el catálogo

• Empieza con tus superventas: Añade de 10 a 20 artículos clave antes de ampliar.
• Usa un formato coherente: Estandariza títulos, uso de mayúsculas y presentación de precios.
• Etiqueta artículos en los chats: Durante las conversaciones, adjunta artículos del catálogo para agilizar decisiones.
• Manténlo actualizado: Elimina productos agotados y ajusta precios con regularidad.

Mini caso de éxito: usar catálogos para acortar el ciclo de ventas

Un salón de belleza local añadió un catálogo sencillo con tres servicios principales: “Corte y peinado”, “Color y mechas” y “Paquete de novia”. En lugar de enviar listas de precios largas en PDF, el personal ahora comparte artículos específicos del catálogo en el chat. En un mes, su tiempo promedio desde la primera consulta hasta la reserva confirmada pasó de 3 días a menos de 24 horas, y las ausencias sin aviso disminuyeron porque los clientes se sentían más seguros con los precios desde el principio.

Cómo configurar automatizaciones de mensajes en WhatsApp Business

La automatización es donde WhatsApp Business se convierte en un verdadero canal de marketing y soporte. Puedes dar la bienvenida a nuevos leads, gestionar expectativas y responder preguntas frecuentes de forma automática.

Paso 6: Crear un mensaje de bienvenida para nuevos contactos

El mensaje de bienvenida se envía automáticamente la primera vez que alguien te escribe o después de 14 días sin actividad.

1. Ve a Configuración > Herramientas para la empresa > Mensaje de bienvenida.
2. Actívalo con el interruptor en Activado.
3. Toca Editar mensaje y personaliza el texto.
4. Elige los Destinatarios (todos, todos los que no estén en tu libreta de contactos o listas personalizadas).
5. Guarda los cambios.

Ejemplo de mensaje de bienvenida:

“¡Hola! 👋 Gracias por contactar con GreenLeaf Studio. Ayudamos a pequeñas marcas con branding, diseño web y contenido. Responde con 1 para branding, 2 para web o 3 para contenido para dirigirte al especialista adecuado.”

Paso 7: Configurar un mensaje de ausencia para fuera de horario

Los mensajes de ausencia se envían cuando los clientes te escriben fuera de tu horario de atención o en momentos específicos que definas.

1. Ve a Configuración > Herramientas para la empresa > Mensaje de ausencia.
2. Actívalo con el interruptor en Activado.
3. Escribe un mensaje que establezca las expectativas con claridad.
4. Elige el horario: Enviar siempre, Horario personalizado o Fuera del horario comercial.
5. Selecciona destinatarios y guarda.

Ejemplo de mensaje de ausencia:

“¡Gracias por tu mensaje! Nuestro equipo está desconectado en este momento (lun–vie de 9:00 a 18:00). Te responderemos en un plazo máximo de un día laborable. Para incidencias urgentes con pedidos, llámanos al +1 234 567 890.”

Paso 8: Crear respuestas rápidas para preguntas frecuentes

Las respuestas rápidas te permiten guardar y reutilizar mensajes que envías con frecuencia. Se activan con un comando de barra (por ejemplo, /envio).

1. Ve a Configuración > Herramientas para la empresa > Respuestas rápidas.
2. Toca Añadir o el ícono +.
3. Introduce tu mensaje (por ejemplo, información de envío, política de devoluciones, detalles de precios).
4. Configura un atajo (como /envio).
5. Añade palabras clave opcionales para que sean más fáciles de encontrar.
6. Guarda y repite el proceso con otras preguntas frecuentes.

Idea para ahorrar tiempo: Crea respuestas rápidas para tus 10 preguntas repetidas más frecuentes: envíos, métodos de pago, plazo de entrega, enlace de reserva, ubicación, estacionamiento y precios básicos.

Cómo usar etiquetas, respuestas rápidas y enlaces cortos

A medida que tu cuenta de WhatsApp Business crece, necesitas un flujo de trabajo sencillo para hacer seguimiento de leads y clientes. Las etiquetas y los enlaces cortos te ayudan a mantener el orden y generar nuevas conversaciones.

Paso 9: Organizar los chats con etiquetas

Las etiquetas funcionan como tags para chats o contactos. Puedes filtrar por etiqueta para hacer seguimiento de forma sistemática.

1. Abre un chat y toca el menú (⋮ en Android o la información del contacto en iOS).
2. Selecciona Etiquetar chat.
3. Elige una etiqueta existente o toca Nueva etiqueta.
4. Ponle nombre a tu etiqueta (por ejemplo, Lead nuevo, Presupuesto enviado, Esperando pago, Cliente recurrente).
5. Guarda y aplica las etiquetas de forma coherente para mantener visible tu pipeline.

Paso 10: Crear un enlace corto o código QR de WhatsApp Business

WhatsApp Business puede generar un enlace corto o un código QR que abre un chat con tu empresa al instante.

1. Ve a Configuración > Herramientas para la empresa > Enlace directo o Código QR.
2. Copia el enlace proporcionado (por ejemplo, https://wa.me/1234567890).
3. Opcionalmente, añade un mensaje predeterminado como “Hola, me gustaría saber más sobre…”
4. Usa el enlace en tu sitio web, firma de correo electrónico, biografías en redes sociales y anuncios.

• En tu sitio web: Añade un botón “Chatear por WhatsApp” en páginas de producto y de contacto que enlace al URL corto.
• En la tienda física: Imprime el código QR en tickets, menús o carteles.
• En campañas: Usa el enlace en SMS, newsletters y anuncios de pago para generar conversaciones directas.

Mini ejemplo de flujo: del clic a la conversión

Una pequeña tienda de muebles añadió un botón “Chatea para un presupuesto personalizado” en sus páginas de producto, apuntando a un enlace corto de WhatsApp con un mensaje pre‑rellenado. Los visitantes tocan el botón, llegan a WhatsApp con el nombre del producto ya incluido y reciben un saludo automatizado más un menú de respuestas rápidas. Este flujo sencillo aumentó las solicitudes de presupuesto un 28% y ayudó al equipo a cerrar más pedidos personalizados de alto valor.

Buenas prácticas de WhatsApp Business y consejos de cumplimiento

Una vez que tu cuenta de WhatsApp Business está activa, la forma en que la usas importa tanto como cómo la configuraste. Respetar el tiempo y la privacidad de tus clientes mantendrá el compromiso alto y las quejas bajas.

Mejores prácticas de interacción

• Responde rápido: Intenta responder en un plazo de 15 a 60 minutos durante el horario laboral. Las respuestas rápidas generan confianza.
• Usa un tono humano: Incluso con plantillas, escribe como una persona, no como un robot.
• Pide permiso: Antes de enviar promociones, pregunta si los clientes quieren recibir novedades por WhatsApp.
• Segmenta tu audiencia: Usa etiquetas para enviar mensajes más relevantes.
• Limita los envíos masivos: No hagas spam. Céntrate en mensajes de alto valor como actualizaciones de pedidos, recordatorios de citas y ofertas exclusivas.

Privacidad, consentimiento y cumplimiento

WhatsApp tiene normas estrictas contra el spam y el abuso. Las infracciones pueden provocar límites o bloqueos en tu cuenta.

• Obtén el opt‑in: Solo envía mensajes a personas que te hayan dado permiso, idealmente mediante un formulario, casilla de verificación o llamada a la acción clara.
• Ofrece opt‑out: Permite que los usuarios dejen de recibir mensajes de marketing fácilmente (por ejemplo, “Responde ALTA/BAJA” o “Responde STOP para darte de baja”).
• Protege los datos sensibles: Evita compartir datos completos de pago o contraseñas por chat.
• Alinea con las leyes locales: Cumple con el RGPD, CCPA o la normativa de privacidad de tu región.

Advertencia de riesgo: Añadir personas a grupos de WhatsApp sin su consentimiento o enviar mensajes masivos no solicitados puede provocar reportes de usuarios y dañar tu reputación como remitente.

Ejemplos reales de WhatsApp Business en acción

Para inspirar tu propia implementación, aquí tienes tres formas sencillas en que distintos tipos de negocios usan WhatsApp Business para generar resultados.

Ejemplo 1: Tienda retail que ofrece comprobaciones de stock en tiempo real

Una tienda de zapatillas usa WhatsApp Business como un “asistente de tienda virtual”. Los clientes escanean un código QR en Historias de Instagram que abre un chat con un mensaje pre‑rellenado: “¿Tienen [nombre del modelo] en la talla [X]?”. El personal usa etiquetas como Comprobar stock y Reservado para hacer seguimiento de las solicitudes. La tienda informa de que el 40 % de las conversaciones de verificación de stock ahora se convierten en compras en tienda.

Ejemplo 2: Negocio de servicios que automatiza recordatorios de citas

Una clínica dental conecta su sistema de reservas con WhatsApp Business mediante una herramienta de integración (más información sobre integraciones). Los pacientes reciben recordatorios automáticos 24 horas y 2 horas antes de las citas, más una opción de respuesta rápida para reprogramar. Las ausencias sin aviso se redujeron un 19 %, y la recepción dedica menos tiempo a llamadas manuales.

Ejemplo 3: Creador de cursos online que nutre leads

Una marca educativa usa WhatsApp Business como canal de seguimiento para personas que descargan una guía gratuita. El primer mensaje comparte un breve video con un consejo; el segundo, enviado dos días después, los invita a una sesión de preguntas y respuestas en vivo. Para cuando llega la oferta de venta, los suscriptores ya han interactuado con la marca. Este embudo conversacional supera de forma constante a las campañas solo por email.

Problemas comunes de configuración y cómo solucionarlos

La mayoría de las configuraciones de WhatsApp Business se realizan sin problemas, pero hay algunos fallos habituales. Aquí te explicamos cómo resolverlos rápido.

Problema 1: No recibo el código de verificación

• Revisa tu número: Confirma que el código de país y los dígitos sean correctos.
• Cambia de SMS a llamada: Si el SMS falla, pide una llamada telefónica con el código.
• Desactiva apps de bloqueo de llamadas: Algunas apps bloquean la llamada de verificación.
• Espera unos minutos: Varios intentos en poco tiempo pueden causar demoras.

Problema 2: El número ya se está usando en WhatsApp

• Migrar desde WhatsApp personal: Si quieres mantener el mismo número, sigue las indicaciones de migración y permite que la app traslade tu cuenta a WhatsApp Business.
• Separar lo personal de lo empresarial: Si quieres conservar tu WhatsApp personal, elige un número diferente para WhatsApp Business.

Problema 3: Errores al restaurar la copia de seguridad

• Comprueba la cuenta correcta: Asegúrate de haber iniciado sesión en la misma cuenta de Google o iCloud usada para la copia de seguridad.
• Revisa el almacenamiento y la conexión: Confirma que tienes espacio suficiente y una conexión a Internet estable.
• Intenta de nuevo más tarde: Si la restauración falla, puedes omitirla y continuar; tu cuenta seguirá funcionando, pero los chats antiguos podrían faltar.

Problema 4: La app va lenta o está saturada

• Archiva chats antiguos: Mantén tu bandeja principal enfocada en conversaciones activas.
• Usa etiquetas: Filtra los chats completados o cerrados.
• Limpia archivos multimedia: Elimina videos o fotos pesados que ya no necesites.

Consejo de soporte: Si te encuentras con problemas inusuales, revisa el Centro de ayuda oficial de WhatsApp Business o contacta con su soporte desde la app para obtener la información más actualizada.

Preguntas frecuentes sobre cómo configurar WhatsApp Business

¿Puedo usar WhatsApp Business y WhatsApp Messenger en el mismo teléfono?

Sí. Puedes instalar ambas apps en un mismo dispositivo, pero cada app debe usar un número de teléfono diferente.

¿WhatsApp Business es gratuito?

La app WhatsApp Business es gratuita para descargar y usar. Tu operador móvil puede aplicar cargos por datos.

¿Necesito una SIM aparte para WhatsApp Business?

Necesitas un número de teléfono diferente, pero no necesariamente una SIM distinta si usas una línea fija o un número virtual que pueda recibir llamadas.

¿Puedo convertir mi WhatsApp personal en una cuenta de empresa?

Sí. Cuando instalas WhatsApp Business y usas el mismo número, la app te guiará para migrar tu cuenta y tus chats.

¿Cuántos dispositivos puedo usar con un mismo número de WhatsApp Business?

Puedes usar un teléfono principal y vincular dispositivos adicionales mediante la función Dispositivos vinculados, sujeto a los límites actuales de WhatsApp.

¿WhatsApp Business es seguro?

Los mensajes están protegidos con cifrado de extremo a extremo, igual que en WhatsApp personal, pero aun así deberías evitar compartir datos financieros sensibles.

¿Puedo enviar mensajes de marketing masivos con WhatsApp Business?

Puedes usar listas de difusión para enviar mensajes a varios contactos que tengan tu número guardado, pero enviar mensajes masivos no solicitados va en contra de las políticas de WhatsApp.

¿Cuál es la diferencia entre la app WhatsApp Business y la Plataforma WhatsApp Business (API)?

La app está pensada para equipos pequeños que gestionan chats desde teléfonos. La API es para empresas más grandes que necesitan integraciones, automatización a escala y múltiples agentes.