Come configurare WhatsApp Business: guida passo dopo passo per i piccoli brand

Scopri come configurare WhatsApp Business da zero, ottimizzare il tuo profilo, aggiungere cataloghi e automatizzare i messaggi così che ogni chat possa trasformarsi in un cliente.

Perché WhatsApp Business è importante per le aziende moderne

WhatsApp conta più di 2 miliardi di utenti in tutto il mondo e in molti Paesi è il modo predefinito in cui le persone parlano con amici, familiari e brand. Secondo Meta, oltre 175 milioni di persone inviano un messaggio a un account WhatsApp Business ogni giorno. Se la tua azienda non è ancora lì, stai lasciando sul tavolo conversazioni (e ricavi).

WhatsApp Business è un’app gratuita pensata per le piccole e medie imprese. Aggiunge strumenti come un profilo aziendale, cataloghi, etichette e messaggi automatici sopra la familiare interfaccia di WhatsApp. Puoi usarla per rispondere a domande, inviare aggiornamenti sugli ordini, fissare appuntamenti e coltivare lead in tempo reale.

WhatsApp Business vs WhatsApp normale

Prima di imparare come configurare WhatsApp Business, devi capire in cosa differisce dall’app personale:

• Profilo aziendale: Aggiungi indirizzo, sito web, descrizione e orari di apertura.
• Catalogo: Metti in vetrina prodotti o servizi con foto, prezzi e link.
• Automazione: Configura messaggi di benvenuto, messaggi di assenza e risposte rapide.
• Etichette: Organizza le chat (es. Nuovo lead, Pagamento in sospeso, VIP).
• Supporto linea fissa: Registrati con una linea fissa, non solo con un numero mobile.

L’esperienza di messaggistica di base rimane la stessa, ma le funzionalità business ti aiutano a scalare le conversazioni senza perdere il tocco personale.

Prima di iniziare: requisiti e decisioni chiave

Configurare WhatsApp Business è semplice, ma prendere alcune decisioni in anticipo ti farà risparmiare grattacapi in seguito. Usa questa checklist prima di installare l’app.

• Dispositivo: Uno smartphone Android, iPhone o un dispositivo compatibile con una versione recente del sistema operativo.
• Numero di telefono: Un numero che possa ricevere SMS o chiamate. Può essere un mobile o una linea fissa non ancora utilizzata su WhatsApp, a meno che tu non preveda di effettuare una migrazione.
• Connessione internet stabile: Wi‑Fi o dati mobili per la verifica e la configurazione iniziale.
• Asset del brand: Logo, breve descrizione dell’attività, sito web e foto dei prodotti.

Scegliere il numero giusto per WhatsApp Business

Il tuo numero fa parte del tuo brand. Rifletti su:

• Dedicato vs personale: Un numero dedicato all’azienda mantiene separate le chat di lavoro da quelle personali.
• Mobile vs linea fissa: Le linee fisse funzionano bene per negozi e uffici; i cellulari sono migliori per i team in movimento.
• Crescita futura: Scegli un numero che puoi mantenere a lungo termine, anche se cambi SIM o operatore.

Consiglio pro: Puoi usare WhatsApp Messenger (personale) e WhatsApp Business sullo stesso telefono, ma devono usare numeri di telefono diversi.

Come scaricare e installare WhatsApp Business

Una volta che hai numero e dispositivo pronti, segui questi passaggi per installare l’app WhatsApp Business.

1. Apri il tuo app store. Vai su Google Play Store (Android) o Apple App Store (iOS).
2. Cerca "WhatsApp Business". Assicurati che sia l’app ufficiale di WhatsApp LLC.
3. Tocca Installa / Ottieni. Attendi che l’app venga scaricata e installata sul dispositivo.
4. Apri l’app. Tocca l’icona di WhatsApp Business per avviare la procedura guidata di configurazione.

Se usi già WhatsApp Messenger con lo stesso numero, l’app ti chiederà se vuoi migrare il tuo account e la cronologia delle chat su WhatsApp Business. Puoi accettare se prevedi di usare quel numero solo per l’attività da questo momento in poi.

Come creare il tuo account WhatsApp Business

L’app ti guiderà nel processo di creazione dell’account. Ecco come procedere passo dopo passo.

Passaggio 1: accetta i termini e verifica il tuo numero di telefono

1. Rivedi i Termini di servizio. Tocca Accetta e continua per procedere.
2. Inserisci Paese e numero di telefono. Controlla bene il numero; sarà la tua linea ufficiale di WhatsApp Business.
3. Scegli il metodo di verifica. Riceverai un codice via SMS o una chiamata automatica con un codice a 6 cifre.
4. Inserisci il codice. Una volta verificato, il tuo numero è collegato al tuo account WhatsApp Business.

Nota: Se stai registrando una linea fissa, scegli l’opzione Chiamami per ricevere il codice di verifica per telefono.

Passaggio 2: ripristina (o salta) il backup delle chat

Se stai passando da WhatsApp Messenger con lo stesso numero, l’app potrebbe rilevare un backup su Google Drive (Android) o iCloud (iOS).

• Tocca Ripristina per mantenere le chat e i media precedenti.
• Tocca Salta se questo è un nuovo numero aziendale o se vuoi partire da zero.

Passaggio 3: aggiungi il nome e la categoria della tua attività

1. Inserisci il nome della tua attività. Usa il nome esatto con cui i clienti ti conoscono. Evita emoji o parole chiave extra; non sarà facile cambiarlo in seguito.
2. Seleziona la tua categoria. Scegli la voce più vicina (es. Ristorante, Retail, Istruzione, Salute & Bellezza).
3. Aggiungi una foto profilo. Carica il tuo logo o un’immagine chiara del brand.

Una volta fatto, il tuo account di base è attivo e puoi iniziare a personalizzare il profilo WhatsApp Business.

“Tratta WhatsApp come la tua vetrina più reattiva. I clienti si aspettano risposte rapide e umane, ma premiano anche i brand che usano l’automazione in modo intelligente per restare disponibili 24/7.” — Consulente Customer Experience, citato nel nostro playbook sul messaging.

Come ottimizzare il tuo profilo WhatsApp Business

Un profilo completo e affidabile è la base della tua strategia WhatsApp Business. Tranquillizza i nuovi contatti, che capiscono di parlare con un’azienda reale e legittima.

Passaggio 4: modifica i dettagli del profilo aziendale

Per accedere al tuo profilo, apri WhatsApp Business e vai su Impostazioni > Strumenti attività > Profilo attività (la dicitura può variare leggermente a seconda del dispositivo).

Compila i seguenti campi:

• Nome attività: Precompilato dalla configurazione iniziale. Cambialo solo in caso di rebranding.
• Descrizione attività: Un riepilogo conciso e orientato ai benefici. Esempio: “Panetteria a conduzione familiare specializzata in pane a lievitazione naturale, torte personalizzate e consegna in giornata in centro città.”
• Categoria attività: Assicurati che sia accurata per ricerca e fiducia.
• Indirizzo attività: Includi città e CAP così che i clienti possano trovarti.
• Orari di apertura: Aggiungi giorni e orari di apertura, più orari speciali se necessario.
• Email: Usa una casella monitorata come hello@tuobrand.com.
• Sito web: Collega il tuo sito principale, la pagina di prenotazione o lo shop online.

Consigli di ottimizzazione del profilo per più conversioni

• Usa un logo chiaro: Evita immagini affollate; deve essere riconoscibile anche in un piccolo cerchio.
• Metti il valore in primo piano: Nella descrizione, indica in una riga chi servi e cosa fai.
• Aggiungi una call-to-action principale: Indirizza le persone a ordinare, prenotare o fare domande.
• Tieni aggiornati gli orari: Allinea i messaggi di assenza ai tuoi orari di apertura.

Consiglio per le conversioni: Molti clienti vedranno il tuo profilo prima ancora del tuo sito. Trattalo come una mini landing page focalizzata su un’azione principale.

Come configurare il catalogo di WhatsApp Business

La funzione catalogo trasforma WhatsApp in una vetrina leggera. I clienti possono sfogliare prodotti o servizi e condividerli con gli amici senza uscire dall’app.

Passaggio 5: crea un catalogo di prodotti o servizi

1. Vai su Impostazioni > Strumenti attività > Catalogo.
2. Tocca Aggiungi nuovo articolo.
3. Carica foto o video. Usa immagini luminose, ad alta risoluzione e con sfondo pulito.
4. Aggiungi il nome dell’articolo. Rendilo descrittivo e facile da riconoscere.
5. Imposta il prezzo. Puoi lasciarlo vuoto o aggiungere una fascia di prezzo.
6. Scrivi una breve descrizione. Concentrati sui benefici, non solo sulle caratteristiche.
7. Aggiungi un link. Collega la pagina prodotto, il checkout o il modulo di prenotazione.
8. Salva l’articolo. Ripeti per i tuoi principali prodotti o servizi.

Best practice per il catalogo

• Inizia dai best seller: Aggiungi 10–20 articoli principali prima di ampliare.
• Usa una formattazione coerente: Standardizza titoli, maiuscole e modalità di visualizzazione dei prezzi.
• Tagga gli articoli nelle chat: Durante le conversazioni, allega gli articoli del catalogo per velocizzare le decisioni.
• Tienilo aggiornato: Rimuovi i prodotti non disponibili e aggiorna regolarmente i prezzi.

Mini case study: usare i cataloghi per accorciare il ciclo di vendita

Un salone locale ha aggiunto un semplice catalogo con tre servizi principali: “Taglio & Piega”, “Colore & Meches” e “Pacchetto Sposa”. Invece di inviare lunghi listini prezzi in PDF, lo staff ora condivide in chat articoli specifici del catalogo. Nel giro di un mese, il tempo medio dalla prima richiesta alla prenotazione confermata è sceso da 3 giorni a meno di 24 ore, e i no‑show sono diminuiti perché i clienti si sentivano più sicuri sui prezzi fin da subito.

Come configurare le automazioni dei messaggi di WhatsApp Business

L’automazione è ciò che trasforma WhatsApp Business in un vero canale di marketing e supporto. Puoi accogliere nuovi lead, gestire le aspettative e rispondere automaticamente alle domande più frequenti.

Passaggio 6: crea un messaggio di benvenuto per i nuovi contatti

Il messaggio di benvenuto viene inviato automaticamente la prima volta che qualcuno ti scrive o dopo 14 giorni di inattività.

1. Vai su Impostazioni > Strumenti attività > Messaggio di benvenuto.
2. Attivalo su On.
3. Tocca Modifica messaggio e personalizza il testo.
4. Scegli i Destinatari (tutti, tutti quelli non nella rubrica o elenchi personalizzati).
5. Salva le modifiche.

Esempio di messaggio di benvenuto:

“Ciao! 👋 Grazie per aver contattato GreenLeaf Studio. Aiutiamo i piccoli brand con branding, web design e contenuti. Rispondi 1 per branding, 2 per web o 3 per contenuti così possiamo indirizzarti allo specialista giusto.”

Passaggio 7: imposta un messaggio di assenza fuori orario

I messaggi di assenza vengono inviati quando i clienti ti contattano fuori dagli orari di apertura o durante fasce orarie specifiche che definisci.

1. Vai su Impostazioni > Strumenti attività > Messaggio di assenza.
2. Attivalo su On.
3. Scrivi un messaggio che imposti chiaramente le aspettative.
4. Scegli la programmazione: Invia sempre, Programmazione personalizzata o Fuori orario di attività.
5. Seleziona i destinatari e salva.

Esempio di messaggio di assenza:

“Grazie per il tuo messaggio! Il nostro team al momento è offline (Lun–Ven 9:00–18:00). Risponderemo entro un giorno lavorativo. Per problemi urgenti relativi agli ordini, chiamaci allo +1 234 567 890.”

Passaggio 8: crea risposte rapide per le FAQ

Le risposte rapide ti permettono di salvare e riutilizzare i messaggi che invii spesso. Le richiami con un comando slash (es. /spedizione).

1. Vai su Impostazioni > Strumenti attività > Risposte rapide.
2. Tocca Aggiungi o l’icona +.
3. Inserisci il tuo messaggio (es. informazioni di spedizione, politica resi, dettagli prezzi).
4. Imposta una scorciatoia (come /spedizione).
5. Aggiungi parole chiave facoltative per trovarle più facilmente.
6. Salva e ripeti per le altre FAQ.

Idea per risparmiare tempo: Crea risposte rapide per le tue 10 domande ricorrenti principali: spedizione, metodi di pagamento, tempi di consegna, link di prenotazione, posizione, parcheggio e prezzi base.

Come usare etichette, risposte rapide e short link

Quando il tuo account WhatsApp Business cresce, hai bisogno di un flusso di lavoro semplice per tenere traccia di lead e clienti. Etichette e short link ti aiutano a restare organizzato e a generare nuove conversazioni.

Passaggio 9: organizza le chat con le etichette

Le etichette funzionano come tag per chat o contatti. Puoi filtrare per etichetta per fare follow‑up in modo sistematico.

1. Apri una chat e tocca il menu (⋮ su Android o info contatto su iOS).
2. Seleziona Etichetta chat.
3. Scegli un’etichetta esistente o tocca Nuova etichetta.
4. Dai un nome all’etichetta (es. Nuovo lead, Preventivo inviato, In attesa di pagamento, Cliente abituale).
5. Salva e applica le etichette in modo coerente per mantenere visibile la pipeline.

Passaggio 10: crea uno short link o un QR code di WhatsApp Business

WhatsApp Business può generare uno short link o un QR code che apre subito una chat con la tua attività.

1. Vai su Impostazioni > Strumenti attività > Link breve o QR code.
2. Copia il link fornito (es. https://wa.me/1234567890).
3. Facoltativamente, aggiungi un messaggio predefinito come “Ciao, vorrei saperne di più su…”
4. Usa il link sul tuo sito, nella firma email, nei bio social e nelle inserzioni.

• Sul tuo sito: Aggiungi un pulsante “Chatta su WhatsApp” sulle pagine prodotto e contatti collegato allo short URL.
• In negozio: Stampa il QR code su scontrini, menu o poster.
• Nelle campagne: Usa il link in SMS, newsletter e annunci a pagamento per generare conversazioni dirette.

Mini esempio di workflow: dal click alla conversione

Un piccolo negozio di mobili ha aggiunto un pulsante “Chatta per un preventivo personalizzato” sulle pagine prodotto, puntando a uno short link WhatsApp con un messaggio precompilato. I visitatori toccano il pulsante, arrivano su WhatsApp con il nome del prodotto già incluso e ricevono un messaggio di benvenuto automatico più un menu di risposte rapide. Questo semplice flusso ha aumentato le richieste di preventivo del 28% e ha aiutato il team a chiudere più ordini personalizzati di alto valore.

Best practice per WhatsApp Business e consigli di conformità

Una volta che il tuo account WhatsApp Business è attivo, il modo in cui lo usi è importante tanto quanto la configurazione. Rispettare il tempo e la privacy dei clienti manterrà alto il coinvolgimento e basso il numero di reclami.

Best practice per il coinvolgimento

• Rispondi velocemente: Punta a rispondere entro 15–60 minuti durante gli orari lavorativi. Le risposte rapide creano fiducia.
• Usa un tono umano: Anche con i template, scrivi come una persona, non come un robot.
• Chiedi il permesso: Prima di inviare promo, chiedi se i clienti desiderano ricevere aggiornamenti via WhatsApp.
• Segmenta il pubblico: Usa le etichette per inviare messaggi più rilevanti.
• Limita i broadcast: Non fare spam. Concentrati su messaggi ad alto valore come aggiornamenti d’ordine, promemoria appuntamenti e offerte esclusive.

Privacy, consenso e conformità

WhatsApp ha regole severe contro spam e abusi. Le violazioni possono portare a limiti o ban dell’account.

• Ottieni l’opt‑in: Manda messaggi solo a chi ti ha dato il permesso, idealmente tramite un form, una checkbox o una call‑to‑action chiara.
• Offri l’opt‑out: Permetti agli utenti di interrompere facilmente i messaggi di marketing (es. “Rispondi STOP per annullare l’iscrizione”).
• Proteggi i dati sensibili: Evita di condividere in chat dati completi di pagamento o password.
• Allineati alle leggi locali: Rispetta GDPR, CCPA o le normative sulla privacy del tuo Paese.

Avvertenza sui rischi: Aggiungere persone a gruppi WhatsApp senza consenso o inviare messaggi di massa non richiesti può generare segnalazioni da parte degli utenti e danneggiare la tua reputazione di mittente.

Esempi reali di WhatsApp Business in azione

Per ispirare la tua implementazione, ecco tre modi semplici con cui diversi tipi di attività usano WhatsApp Business per ottenere risultati.

Esempio 1: negozio retail che offre controlli stock in tempo reale

Un negozio di sneaker usa WhatsApp Business come “assistente virtuale in negozio”. I clienti scansionano un QR code nelle Stories di Instagram che apre una chat con un messaggio precompilato: “Avete [nome scarpa] numero [X]?”. Lo staff usa etichette come Controllo stock e Riservato per monitorare le richieste. Il negozio segnala che il 40% delle conversazioni di controllo stock ora si trasforma in acquisti in negozio.

Esempio 2: attività di servizi che automatizza i promemoria per gli appuntamenti

Una clinica dentistica collega il proprio sistema di prenotazione a WhatsApp Business tramite uno strumento di integrazione (scopri di più sulle integrazioni). I pazienti ricevono promemoria automatici 24 ore e 2 ore prima dell’appuntamento, più un’opzione di risposta rapida per riprogrammare. I no‑show sono scesi del 19% e il front office dedica meno tempo alle chiamate manuali.

Esempio 3: creatore di corsi online che coltiva i lead

Un brand nel settore education usa WhatsApp Business come canale di follow‑up per chi scarica una guida gratuita. Il primo messaggio condivide un breve video‑consiglio; il secondo, inviato due giorni dopo, li invita a una sessione Q&A live. Quando arriva l’offerta di vendita, gli iscritti hanno già interagito con il brand. Questo funnel conversazionale supera costantemente le performance delle campagne basate solo su email.

Problemi comuni di configurazione e come risolverli

La maggior parte delle configurazioni di WhatsApp Business procede senza intoppi, ma alcuni problemi sono frequenti. Ecco come risolverli rapidamente.

Problema 1: non ricevi il codice di verifica

• Controlla il numero: Verifica che prefisso internazionale e cifre siano corretti.
• Passa da SMS a chiamata: Se l’SMS non arriva, richiedi una chiamata con il codice.
• Disattiva app che bloccano le chiamate: Alcune app possono bloccare la chiamata di verifica.
• Attendi qualche minuto: Più tentativi in poco tempo possono causare ritardi.

Problema 2: numero già in uso su WhatsApp

• Migrazione da WhatsApp personale: Se vuoi mantenere lo stesso numero, segui le indicazioni per la migrazione e consenti all’app di spostare il tuo account su WhatsApp Business.
• Separa personale e business: Se vuoi conservare il tuo WhatsApp personale, scegli un numero diverso per WhatsApp Business.

Problema 3: problemi nel ripristino del backup

• Controlla l’account corretto: Assicurati di essere connesso allo stesso account Google o iCloud usato per il backup.
• Controlla spazio e connessione: Verifica di avere spazio di archiviazione sufficiente e una connessione stabile.
• Riprova più tardi: Se il ripristino fallisce, puoi saltare e continuare; il tuo account funzionerà comunque, ma le vecchie chat potrebbero mancare.

Problema 4: l’app è lenta o caotica

• Archivia le chat vecchie: Mantieni la posta in arrivo principale focalizzata sulle conversazioni attive.
• Usa le etichette: Filtra le chat concluse o chiuse.
• Pulisci i media: Elimina video o foto pesanti che non servono più.

Consiglio di supporto: Se riscontri problemi insoliti, consulta il Centro assistenza ufficiale di WhatsApp Business o contatta il supporto dall’interno dell’app per indicazioni aggiornate.

FAQ sulla configurazione di WhatsApp Business

Posso usare WhatsApp Business e WhatsApp Messenger sullo stesso telefono?

Sì. Puoi installare entrambe le app su un solo dispositivo, ma ogni app deve usare un numero di telefono diverso.

WhatsApp Business è gratuito?

L’app WhatsApp Business è gratuita da scaricare e usare. Dal tuo operatore mobile potrebbero applicarsi costi di traffico dati.

Ho bisogno di una SIM separata per WhatsApp Business?

Hai bisogno di un numero di telefono separato, ma non necessariamente di una SIM separata se usi una linea fissa o un numero virtuale che possa ricevere chiamate.

Posso convertire il mio WhatsApp personale in un account business?

Sì. Quando installi WhatsApp Business e usi lo stesso numero, l’app ti guiderà nella migrazione dell’account e delle chat.

Quanti dispositivi posso usare con un solo numero WhatsApp Business?

Puoi usare un telefono principale e collegare dispositivi aggiuntivi tramite la funzione Dispositivi collegati, nel rispetto dei limiti attuali di WhatsApp.

WhatsApp Business è sicuro?

I messaggi sono protetti da crittografia end‑to‑end, proprio come su WhatsApp personale, ma dovresti comunque evitare di condividere dati finanziari sensibili.

Posso inviare messaggi di marketing in blocco con WhatsApp Business?

Puoi usare le liste broadcast per inviare messaggi a più contatti che hanno salvato il tuo numero, ma inviare messaggi di massa non richiesti va contro le policy di WhatsApp.

Qual è la differenza tra l’app WhatsApp Business e la WhatsApp Business Platform (API)?

L’app è pensata per piccoli team che gestiscono le chat da telefoni. L’API è pensata per aziende più grandi che hanno bisogno di integrazioni, automazione su larga scala e più operatori.