Perché una FAQ statica non basta
Gli assistenti falliscono quando citano documenti obsoleti o non riescono a trovare l’ultimo listino prezzi. Retrieval-augmented generation (RAG) risolve il problema attingendo, prima di rispondere, a una base di conoscenza autorevole e aggiornata. Il rovescio della medaglia: RAG è valida solo quanto i contenuti e l’indicizzazione che le fornisci.
Inizia con una tassonomia di cartelle “fonte unica di verità”
- /Products — schede sintetiche, specifiche, immagini
- /Pricing — listino prezzi attuale + archivio con data
- /Policies — spedizioni, rimborsi, privacy
- /Playbooks — macro di supporto, guide pratiche
- /Training — glossario, tono, esempi
Regole: un argomento per file; nomi di file chiari (es., pricing_2025-Q3.pdf); front matter con titolo, versione, data di entrata in vigore e referente.
Aggiungi metadati che il modello può usare
- category: pricing | policy | product
- effective_from / effective_to
- locale: en-US | ar-AE
- visibility: public | internal
- canonical_url (se pubblicato)
Questo aiuta il recupero a dare priorità al giusto documento quando ci sono conflitti.
Suddivisione in chunk che rispetti il significato
Indicizza le sezioni, non interi PDF. Dimensioni consigliate dei chunk: ~300–800 token con piccole sovrapposizioni. Suddividi in corrispondenza dei titoli così le risposte mantengono il contesto.
Sincronizzazione che si autoaggiorna davvero
Scegli un percorso di sincronizzazione (Drive, SharePoint, Notion) ed esegui un job pianificato che:
- Rileva i file nuovi/modificati
- Estrae testo + metadati
- Suddivide in chunk e rigenera gli embedding solo per ciò che è cambiato
- Aggiorna l’indice e invalida le voci obsolete
L’indicizzazione incrementale mantiene bassi i costi e alta la freschezza dei contenuti.
Versioning e “Cosa è in vigore ora”
Mantieni una sola versione attiva per argomento; archivia il resto. Usa effective_from per stabilire quale versione risponde a una domanda oggi. Se una richiesta chiede informazioni sulla policy dell’anno scorso, il retrieval può includere i chunk archiviati.
Paletti: la governance prima delle supposizioni
- Provenienza nelle risposte: mostra titolo, versione e link alla fonte.
- Regole di redazione: escludi i segreti (chiavi API, PII) dall’indicizzazione.
- Lingue: mantieni Inglese e Arabo separati, a meno che il retrieval multilingue non sia stato convalidato.
- Ciclo di revisione umana: registra le domande senza risposta/a bassa confidenza → crea o correggi i contenuti → reindicizza.
Esempio: piano di implementazione in 10 giorni
- Giorni 1–2: audit dei documenti; crea la tassonomia; definisci le chiavi dei metadati.
- Giorni 3–4: ripulisci e suddividi le 10 FAQ principali in schede su singolo argomento.
- Giorno 5: metti in piedi l’indice; testa la suddivisione in chunk su prezzi e policy.
- Settimana 2: collega la sincronizzazione; aggiungi la provenienza alle risposte; esegui una “content clinic” settimanale.
KPI per una base di conoscenza viva
- Copertura — % delle domande principali a cui si può rispondere con alta confidenza
- Ritardo di freschezza — tempo dall’aggiornamento del documento → aggiornamento dell’indice
- Tasso di deflessione — % risolte senza intervento umano
- Velocità di modifica — correzioni di contenuto pubblicate per settimana
- Audit di accuratezza — controlli a campione delle risposte con link alla fonte
Errori comuni (e soluzioni rapide)
- PDF monolitici → scomponili in file a singolo argomento con titoli.
- Prezzi obsoleti → crea una cartella pricing dedicata con responsabili e date di scadenza.
- Indice gonfio → archivia in modo aggressivo; mantieni solo i documenti attivi nell’indice primario.
- Nessuna provenienza → aggiungi schede sorgente; aumentano la fiducia e velocizzano la risoluzione dei problemi.
Perché è importante adesso
RAG non è una bacchetta magica — è una disciplina. I team che investono in igiene dei documenti, metadati e indicizzazione incrementale riportano assistenti molto più affidabili rispetto ai team che “vettorizzano tutto”. Questa è la differenza tra una demo e un sistema durevole.