WhatsApp Business instellen: stapsgewijze gids voor kleine merken

Leer hoe je WhatsApp Business vanaf nul instelt, je profiel optimaliseert, catalogi toevoegt en berichten automatiseert zodat elk gesprek in een klant kan veranderen.

Waarom WhatsApp Business belangrijk is voor moderne bedrijven

WhatsApp heeft meer dan 2 miljard gebruikers wereldwijd, en in veel landen is het de standaardmanier waarop mensen met vrienden, familie en merken praten. Volgens Meta sturen dagelijks meer dan 175 miljoen mensen een bericht naar een WhatsApp Business-account. Als jouw bedrijf daar nog niet is, laat je gesprekken (en omzet) liggen.

WhatsApp Business is een gratis app, ontworpen voor kleine en middelgrote bedrijven. Het voegt tools toe zoals een bedrijfsprofiel, catalogi, labels en geautomatiseerde berichten bovenop de vertrouwde WhatsApp-interface. Je kunt het gebruiken om vragen te beantwoorden, bestelupdates te sturen, afspraken te boeken en leads in realtime op te volgen.

WhatsApp Business vs gewone WhatsApp

Voordat je leert hoe je WhatsApp Business instelt, is het belangrijk te begrijpen hoe het verschilt van de persoonlijke app:

• Bedrijfsprofiel: Voeg je adres, website, beschrijving en openingstijden toe.
• Catalogus: Toon producten of diensten met foto’s, prijzen en links.
• Automatisering: Stel welkomstberichten, afwezigheidsberichten en snelle antwoorden in.
• Labels: Orden chats (bijv. Nieuwe lead, In afwachting van betaling, VIP).
• Vaste-lijnondersteuning: Registreer met een vaste lijn, niet alleen een mobiel nummer.

De kern van de berichtbeleving blijft hetzelfde, maar de zakelijke functies helpen je gesprekken op te schalen zonder het persoonlijke contact te verliezen.

Voor je begint: vereisten en belangrijke keuzes

Het instellen van WhatsApp Business is eenvoudig, maar een paar vroege keuzes besparen je later hoofdpijn. Gebruik deze checklist voordat je de app installeert.

• Apparaat: Een Android-telefoon, iPhone of compatibel apparaat met een recente besturingssysteemversie.
• Telefoonnummer: Een nummer dat sms of oproepen kan ontvangen. Dit kan een mobiel nummer of vaste lijn zijn die momenteel niet in WhatsApp wordt gebruikt, tenzij je wilt migreren.
• Stabiel internet: Wi-Fi of mobiele data voor verificatie en eerste installatie.
• Merkassets: Logo, korte bedrijfsbeschrijving, website en productfoto’s.

Het juiste WhatsApp Business-nummer kiezen

Je nummer is onderdeel van je merk. Denk na over:

• Gescheiden vs persoonlijk: Een apart zakelijk nummer houdt werk- en privéchats gescheiden.
• Mobiel vs vaste lijn: Vaste lijnen werken goed voor winkels en kantoren; mobiele nummers zijn beter voor teams die veel onderweg zijn.
• Toekomstige groei: Kies een nummer dat je langdurig kunt houden, ook als je van simkaart of provider verandert.

Pro tip: Je kunt WhatsApp Messenger (persoonlijk) en WhatsApp Business op dezelfde telefoon gebruiken, maar ze moeten verschillende telefoonnummers gebruiken.

WhatsApp Business downloaden en installeren

Als je nummer en apparaat klaar zijn, volg je deze stappen om de WhatsApp Business-app te installeren.

1. Open je appstore. Ga naar de Google Play Store (Android) of Apple App Store (iOS).
2. Zoek naar "WhatsApp Business". Zorg dat het de officiële app van WhatsApp LLC is.
3. Tik op Installeren / Download. Wacht tot de app is gedownload en op je apparaat is geïnstalleerd.
4. Open de app. Tik op het WhatsApp Business-pictogram om de installatiewizard te starten.

Als je WhatsApp Messenger al met hetzelfde nummer gebruikt, vraagt de app of je je account en chatgeschiedenis wilt migreren naar WhatsApp Business. Je kunt dit accepteren als je dat nummer voortaan alleen zakelijk wilt gebruiken.

Je WhatsApp Business-account aanmaken

De app leidt je door het proces om een account aan te maken. Zo doe je dat stap voor stap.

Stap 1: Voorwaarden accepteren en je telefoonnummer verifiëren

1. Bekijk de Servicevoorwaarden. Tik op Akkoord en doorgaan om verder te gaan.
2. Voer je land en telefoonnummer in. Controleer het nummer goed; dit wordt je officiële WhatsApp Business-lijn.
3. Kies de verificatiemethode. Je ontvangt een sms-code of een geautomatiseerde oproep met een 6-cijferige code.
4. Voer de code in. Zodra deze is geverifieerd, is je nummer gekoppeld aan je WhatsApp Business-account.

Let op: Registreer je een vaste lijn, kies dan de optie Bel mij om de verificatiecode telefonisch te ontvangen.

Stap 2: Chatbackup herstellen (of overslaan)

Als je migreert vanaf WhatsApp Messenger op hetzelfde nummer, kan de app een backup detecteren in Google Drive (Android) of iCloud (iOS).

• Tik op Herstellen om eerdere chats en media te behouden.
• Tik op Overslaan als dit een nieuw zakelijk nummer is of als je helemaal opnieuw wilt beginnen.

Stap 3: Je bedrijfsnaam en categorie toevoegen

1. Voer je bedrijfsnaam in. Gebruik exact de naam waaronder klanten je kennen. Vermijd emoji’s of extra zoekwoorden; je kunt dit later niet eenvoudig wijzigen.
2. Selecteer je categorie. Kies de best passende optie (bijv. Restaurant, Detailhandel, Onderwijs, Gezondheid & Beauty).
3. Voeg een profielfoto toe. Upload je logo of een duidelijke merkafbeelding.

Als dit gedaan is, is je basisaccount actief en kun je je WhatsApp Business-profiel verder aanpassen.

“Behandel WhatsApp als je meest responsieve etalage. Klanten verwachten snelle, menselijke reacties, maar belonen ook merken die automatisering slim inzetten om 24/7 beschikbaar te blijven.” — Customer Experience Consultant, geciteerd in onze messaging-playbook.

Je WhatsApp Business-profiel optimaliseren

Een volledig en betrouwbaar profiel vormt de basis van je WhatsApp Business-strategie. Het stelt nieuwe contacten gerust dat ze praten met een echt, legitiem bedrijf.

Stap 4: Je bedrijfsprofielgegevens bewerken

Om je profiel te openen, ga je in WhatsApp Business naar Instellingen > Bedrijfstools > Bedrijfsprofiel (de bewoording kan per apparaat iets verschillen).

Vul de volgende velden in:

• Bedrijfsnaam: Vooraf ingevuld tijdens de installatie. Alleen wijzigen bij een rebranding.
• Bedrijfsbeschrijving: Een beknopte, op voordelen gerichte samenvatting. Voorbeeld: “Familiebakkerij gespecialiseerd in zuurdesem, taarten op maat en same-day bezorging in het centrum.”
• Bedrijfscategorie: Controleer of deze klopt voor vindbaarheid en vertrouwen.
• Bedrijfsadres: Vermeld plaats en postcode zodat klanten je kunnen vinden.
• Openingstijden: Voeg dagen en tijden toe, plus eventuele speciale openingstijden.
• E-mail: Gebruik een inbox die echt wordt beheerd, zoals hallo@jouwmerk.com.
• Website: Link naar je hoofdsite, boekingspagina of webshop.

Tips voor profieloptimalisatie voor hogere conversies

• Gebruik een duidelijk logo: Vermijd drukke afbeeldingen; het moet herkenbaar zijn als kleine cirkel.
• Begin met je waardepropositie: Vertel in je beschrijving in één zin wie je helpt en wat je doet.
• Voeg een primaire call-to-action toe: Stuur mensen richting bestellen, boeken of vragen stellen.
• Houd openingstijden up-to-date: Stem je afwezigheidsberichten af op je openingstijden.

Conversietip: Veel klanten zien je profiel voordat ze je website ooit zien. Behandel het als een mini-landingspagina gericht op één belangrijkste actie.

Je WhatsApp Business-catalogus instellen

De catalogusfunctie verandert WhatsApp in een lichte etalage. Klanten kunnen producten of diensten bekijken en met vrienden delen zonder de app te verlaten.

Stap 5: Een product- of dienstencatalogus maken

1. Ga naar Instellingen > Bedrijfstools > Catalogus.
2. Tik op Nieuw item toevoegen.
3. Upload foto’s of video’s. Gebruik heldere, hoge-resolutiebeelden op een rustige achtergrond.
4. Voeg een itemnaam toe. Maak het beschrijvend en makkelijk herkenbaar.
5. Stel de prijs in. Je kunt dit leeg laten of een prijsrange toevoegen.
6. Schrijf een korte beschrijving. Focus op voordelen, niet alleen kenmerken.
7. Voeg een link toe. Verwijs naar je productpagina, afrekenpagina of boekingsformulier.
8. Sla het item op. Herhaal dit voor je belangrijkste producten of diensten.

Best practices voor catalogi

• Begin met je bestsellers: Voeg eerst 10–20 kernitems toe voordat je uitbreidt.
• Gebruik consistente opmaak: Standaardiseer titels, hoofdletters en prijsweergave.
• Tag items in chats: Voeg tijdens gesprekken catalogusitems toe om keuzes te versnellen.
• Houd alles up-to-date: Verwijder uitverkochte producten en pas prijzen regelmatig aan.

Mini-case: catalogi gebruiken om de salescyclus te verkorten

Een lokale salon voegde een eenvoudige catalogus toe met drie kernservices: “Knippen & Stylen”, “Kleuren & Highlights” en “Bruidsarrangement”. In plaats van lange prijslijsten als pdf te sturen, delen medewerkers nu specifieke catalogusitems in de chat. Binnen een maand daalde de gemiddelde tijd van eerste aanvraag tot bevestigde boeking van 3 dagen naar minder dan 24 uur, en het aantal no-shows nam af omdat klanten zich vooraf zekerder voelden over de prijs.

WhatsApp Business-berichtautomatiseringen instellen

Bij automatisering wordt WhatsApp Business pas echt een marketing- en supportkanaal. Je kunt nieuwe leads begroeten, verwachtingen managen en veelgestelde vragen automatisch beantwoorden.

Stap 6: Een welkomstbericht voor nieuwe contacten maken

Het welkomstbericht wordt automatisch verstuurd de eerste keer dat iemand je een bericht stuurt of na 14 dagen zonder activiteit.

1. Ga naar Instellingen > Bedrijfstools > Welkomstbericht.
2. Zet de schakelaar op Aan.
3. Tik op Bericht bewerken en pas de tekst aan.
4. Kies Ontvangers (iedereen, iedereen die niet in je adresboek staat, of aangepaste lijsten).
5. Sla je wijzigingen op.

Voorbeeld van een welkomstbericht:

“Hoi! 👋 Bedankt dat je contact opneemt met GreenLeaf Studio. We helpen kleine merken met branding, webdesign en content. Antwoord met 1 voor branding, 2 voor web of 3 voor content, dan sturen we je door naar de juiste specialist.”

Stap 7: Een afwezigheidsbericht instellen voor buiten openingstijden

Afwezigheidsberichten worden verstuurd wanneer klanten je buiten je openingstijden berichten, of tijdens specifieke tijden die je instelt.

1. Ga naar Instellingen > Bedrijfstools > Afwezigheidsbericht.
2. Zet de schakelaar op Aan.
3. Schrijf een bericht dat verwachtingen duidelijk maakt.
4. Kies het schema: Altijd verzenden, Aangepast schema of Buiten openingstijden.
5. Selecteer ontvangers en sla op.

Voorbeeld van een afwezigheidsbericht:

“Bedankt voor je bericht! Ons team is nu offline (ma–vr 9:00–18:00). We reageren binnen één werkdag. Voor urgente bestelproblemen kun je ons bellen op +1 234 567 890.”

Stap 8: Snelle antwoorden opbouwen voor veelgestelde vragen

Met snelle antwoorden kun je berichten die je vaak verstuurt opslaan en hergebruiken. Je activeert ze met een slash-commando (bijv. /shipping).

1. Ga naar Instellingen > Bedrijfstools > Snelle antwoorden.
2. Tik op Toevoegen of het +-icoon.
3. Voer je bericht in (bijv. verzendinformatie, retourbeleid, prijsdetails).
4. Stel een snelkoppeling in (zoals /shipping).
5. Voeg optioneel zoekwoorden toe om ze makkelijker terug te vinden.
6. Sla op en herhaal voor andere veelgestelde vragen.

Tijdbesparend idee: Maak snelle antwoorden voor je 10 meest terugkerende vragen: verzending, betaalmethoden, levertijd, boekingslink, locatie, parkeren en basisprijzen.

Labels, snelle antwoorden en korte links gebruiken

Naarmate je WhatsApp Business-account groeit, heb je een eenvoudige workflow nodig om leads en klanten bij te houden. Labels en korte links helpen je georganiseerd te blijven en nieuwe gesprekken te genereren.

Stap 9: Chats ordenen met labels

Labels werken als tags voor chats of contacten. Je kunt op label filteren om systematisch op te volgen.

1. Open een chat en tik op het menu (⋮ op Android of contactinfo op iOS).
2. Selecteer Chat labelen.
3. Kies een bestaand label of tik op Nieuw label.
4. Geef je label een naam (bijv. Nieuwe lead, Offerte verstuurd, Wacht op betaling, Vaste klant).
5. Sla op en gebruik labels consequent om je pipeline inzichtelijk te houden.

Stap 10: Een WhatsApp Business-korte link of QR-code maken

WhatsApp Business kan een korte link of QR-code genereren die direct een chat met je bedrijf opent.

1. Ga naar Instellingen > Bedrijfstools > Korte link of QR-code.
2. Kopieer de gegenereerde link (bijv. https://wa.me/1234567890).
3. Voeg optioneel een standaardbericht toe, zoals “Hoi, ik wil graag meer weten over…”
4. Gebruik de link op je website, in je e-mailhandtekening, socialmedia-bio’s en advertenties.

• Op je website: Voeg een “Chat op WhatsApp”-knop toe op productpagina’s en contactpagina’s die naar de korte URL linken.
• In de winkel: Print de QR-code op bonnetjes, menu’s of posters.
• In campagnes: Gebruik de link in sms, nieuwsbrieven en betaalde advertenties om directe gesprekken te starten.

Mini-workflowvoorbeeld: van klik tot conversie

Een kleine meubelzaak voegde een knop “Chat voor een offerte op maat” toe op productpagina’s, gekoppeld aan een WhatsApp-korte link met een vooraf ingevuld bericht. Bezoekers tikken op de knop, komen in WhatsApp terecht met de productnaam al ingevuld en ontvangen een geautomatiseerde begroeting plus een menu met snelle antwoorden. Deze simpele flow zorgde voor 28% meer offerteaanvragen en hielp het team meer dure, maatwerkbestellingen af te sluiten.

Best practices voor WhatsApp Business en compliancetips

Als je WhatsApp Business-account eenmaal live is, is de manier waarop je het gebruikt net zo belangrijk als hoe je het instelt. Door de tijd en privacy van je klanten te respecteren, houd je de betrokkenheid hoog en klachten laag.

Best practices voor engagement

• Reageer snel: Streef ernaar om tijdens openingstijden binnen 15–60 minuten te antwoorden. Snelle reacties wekken vertrouwen.
• Gebruik een menselijke toon: Schrijf, zelfs met templates, als een persoon en niet als een robot.
• Vraag toestemming: Vraag klanten voordat je promoties stuurt of ze updates via WhatsApp willen ontvangen.
• Segmenteer je publiek: Gebruik labels om relevantere berichten te sturen.
• Beperk broadcasts: Spam niet. Focus op waardevolle berichten zoals bestelupdates, afspraakherinneringen en exclusieve aanbiedingen.

Privacy, toestemming en compliance

WhatsApp hanteert strikte regels tegen spam en misbruik. Overtredingen kunnen leiden tot beperkingen of blokkades van je account.

• Vraag om opt-in: Stuur alleen berichten naar mensen die toestemming hebben gegeven, bij voorkeur via een formulier, selectievakje of duidelijke call-to-action.
• Bied opt-out aan: Laat gebruikers marketingberichten eenvoudig stoppen (bijv. “Antwoord STOP om je af te melden”).
• Bescherm gevoelige gegevens: Deel geen volledige betaalgegevens of wachtwoorden in de chat.
• Stem af op lokale wetgeving: Volg de AVG, CCPA of de privacyregels van jouw regio.

Risicowaarschuwing: Mensen zonder toestemming toevoegen aan WhatsApp-groepen of ongevraagd bulkberichten sturen kan gebruikersrapportages uitlokken en je verzendreputatie schaden.

Praktijkvoorbeelden van WhatsApp Business in actie

Om je eigen implementatie te inspireren, volgen hier drie eenvoudige manieren waarop verschillende soorten bedrijven WhatsApp Business gebruiken om resultaten te behalen.

Voorbeeld 1: Winkel die real-time voorraadcontroles aanbiedt

Een sneakerwinkel gebruikt WhatsApp Business als een “virtuele winkelassistent”. Klanten scannen een QR-code in Instagram Stories die een chat opent met een vooraf ingevuld bericht: “Hebben jullie [schoennaam] in maat [X]?” Medewerkers gebruiken labels zoals Voorraadcheck en Gereserveerd om verzoeken te volgen. De winkel meldt dat 40% van de voorraadgesprekken nu uitmondt in aankopen in de winkel.

Voorbeeld 2: Dienstverlener die afspraakherinneringen automatiseert

Een tandartspraktijk koppelt het boekingssysteem aan WhatsApp Business via een integratietool (lees meer over integraties). Patiënten ontvangen automatisch herinneringen 24 uur en 2 uur voor hun afspraak, plus een snel antwoordoptie om te verzetten. Het aantal no-shows daalde met 19%, en de balie hoeft minder tijd te besteden aan handmatige telefoontjes.

Voorbeeld 3: Online cursusmaker die leads nurtured

Een educatief merk gebruikt WhatsApp Business als opvolgkanaal voor mensen die een gratis gids downloaden. Het eerste bericht deelt een korte videotip; het tweede, twee dagen later, nodigt hen uit voor een live Q&A. Tegen de tijd dat het salesaanbod komt, hebben abonnees al met het merk interactie gehad. Deze conversationele funnel presteert consequent beter dan campagnes die alleen via e-mail lopen.

Veelvoorkomende installatieproblemen en hoe je ze oplost

De meeste WhatsApp Business-installaties verlopen soepel, maar een paar problemen komen vaak voor. Zo los je ze snel op.

Probleem 1: Geen verificatiecode ontvangen

• Controleer je nummer: Zorg dat landcode en cijfers kloppen.
• Schakel over van sms naar bellen: Vraag bij mislukte sms om een telefoontje met de code.
• Schakel oproepblokkeringsapps uit: Sommige apps blokkeren de verificatie-oproep.
• Wacht een paar minuten: Meerdere pogingen in korte tijd kunnen vertraging veroorzaken.

Probleem 2: Nummer al in gebruik op WhatsApp

• Migreren vanaf persoonlijke WhatsApp: Als je hetzelfde nummer wilt houden, volg dan de migratiestappen en geef de app toestemming om je account naar WhatsApp Business te verplaatsen.
• Persoonlijk en zakelijk gescheiden houden: Wil je je persoonlijke WhatsApp behouden, kies dan een ander nummer voor WhatsApp Business.

Probleem 3: Problemen met het herstellen van de backup

• Controleer het juiste account: Zorg dat je bent ingelogd met hetzelfde Google- of iCloud-account als waarmee de backup is gemaakt.
• Controleer opslag en verbinding: Zorg voor voldoende opslagruimte en een stabiele internetverbinding.
• Probeer het later opnieuw: Als herstellen blijft mislukken, kun je overslaan en doorgaan; je account werkt dan wel, maar oude chats kunnen ontbreken.

Probleem 4: App voelt traag of rommelig

• Archiveer oude chats: Houd je hoofd-inbox gericht op actieve gesprekken.
• Gebruik labels: Filter afgeronde of gesloten chats eruit.
• Ruim media op: Verwijder grote video’s of foto’s die je niet meer nodig hebt.

Supporttip: Loop je tegen ongebruikelijke problemen aan, bekijk dan het officiële WhatsApp Business Helpcentrum of neem vanuit de app contact op met hun support voor de meest actuele hulp.

Veelgestelde vragen over het instellen van WhatsApp Business

Kan ik WhatsApp Business en WhatsApp Messenger op dezelfde telefoon gebruiken?

Ja. Je kunt beide apps op één apparaat installeren, maar elke app moet een ander telefoonnummer gebruiken.

Is WhatsApp Business gratis te gebruiken?

De WhatsApp Business-app is gratis te downloaden en te gebruiken. Je provider kan wel datakosten in rekening brengen.

Heb ik een aparte simkaart nodig voor WhatsApp Business?

Je hebt een apart telefoonnummer nodig, maar niet per se een aparte simkaart als je een vaste lijn of virtueel nummer gebruikt dat oproepen kan ontvangen.

Kan ik mijn persoonlijke WhatsApp omzetten naar een zakelijk account?

Ja. Wanneer je WhatsApp Business installeert en hetzelfde nummer gebruikt, leidt de app je door het proces om je account en chats te migreren.

Op hoeveel apparaten kan ik één WhatsApp Business-nummer gebruiken?

Je kunt één primaire telefoon gebruiken en extra apparaten koppelen via de functie Gekoppelde apparaten, binnen de actuele limieten van WhatsApp.

Is WhatsApp Business veilig?

Berichten zijn, net als bij persoonlijke WhatsApp, beschermd met end-to-end-encryptie, maar je moet nog steeds vermijden om gevoelige financiële gegevens te delen.

Kan ik bulkmarketingberichten sturen met WhatsApp Business?

Je kunt verzendlijsten gebruiken om meerdere contacten te berichten die jouw nummer hebben opgeslagen, maar ongevraagde bulkberichten versturen is in strijd met het beleid van WhatsApp.

Wat is het verschil tussen de WhatsApp Business-app en het WhatsApp Business Platform (API)?

De app is voor kleine teams die chats op telefoons beheren. De API is voor grotere bedrijven die integraties, grootschalige automatisering en meerdere agents nodig hebben.