Hur du ställer in WhatsApp Business: Steg‑för‑steg‑guide för små varumärken

Lär dig hur du ställer in WhatsApp Business från grunden, optimerar din profil, lägger till kataloger och automatiserar meddelanden så att varje chatt kan bli en kund.

Varför WhatsApp Business är viktigt för moderna företag

WhatsApp har mer än 2 miljarder användare världen över och är i många länder det självklara sättet människor pratar med vänner, familj och varumärken. Enligt Meta skickar över 175 miljoner personer meddelanden till ett WhatsApp Business‑konto varje dag. Om ditt företag inte finns där ännu lämnar du konversationer (och intäkter) på bordet.

WhatsApp Business är en gratis app utformad för små och medelstora företag. Den lägger till verktyg som en företagsprofil, kataloger, etiketter och automatiska meddelanden ovanpå det välbekanta WhatsApp‑gränssnittet. Du kan använda den för att svara på frågor, skicka orderuppdateringar, boka tider och vårda leads i realtid.

WhatsApp Business vs vanliga WhatsApp

Innan du lär dig hur du ställer in WhatsApp Business behöver du förstå hur den skiljer sig från den personliga appen:

• Företagsprofil: Lägg till din adress, webbplats, beskrivning och öppettider.
• Katalog: Visa upp produkter eller tjänster med foton, priser och länkar.
• Automation: Konfigurera välkomstmeddelanden, frånvaromeddelanden och snabbsvar.
• Etiketter: Organisera chattar (t.ex. Ny lead, Väntar på betalning, VIP).
• Stöd för fast telefon: Registrera dig med en fast lina, inte bara ett mobilnummer.

Själva meddelandeupplevelsen är densamma, men företagsfunktionerna hjälper dig att skala upp konversationer utan att tappa den personliga känslan.

Innan du börjar: Krav och viktiga beslut

Att ställa in WhatsApp Business är enkelt, men några tidiga beslut sparar dig huvudvärk längre fram. Använd den här checklistan innan du installerar appen.

• Enhet: En Android‑telefon, iPhone eller kompatibel enhet med en aktuell version av operativsystemet.
• Telefonnummer: Ett telefonnummer som kan ta emot SMS eller samtal. Det kan vara en mobil eller fast lina som inte redan används i WhatsApp, om du inte planerar att migrera.
• Stabilt internet: Wi‑Fi eller mobildata för verifiering och första inställningen.
• Varumärkesmaterial: Logotyp, kort företagsbeskrivning, webbplats och produktbilder.

Välja rätt nummer för WhatsApp Business

Ditt nummer är en del av ditt varumärke. Fundera på:

• Dedikerat vs personligt: Ett dedikerat företagsnummer håller jobb- och privata chattar åtskilda.
• Mobil vs fast lina: Fasta nummer fungerar bra för butiker och kontor; mobiler är bättre för team på språng.
• Framtida tillväxt: Välj ett nummer du kan behålla på lång sikt, även om du byter SIM‑kort eller operatör.

Proffstips: Du kan använda WhatsApp Messenger (personlig) och WhatsApp Business på samma telefon, men de måste använda olika telefonnummer.

Hur du laddar ner och installerar WhatsApp Business

När du har ditt nummer och din enhet redo följer du dessa steg för att installera appen WhatsApp Business.

1. Öppna din appbutik. Gå till Google Play Store (Android) eller Apple App Store (iOS).
2. Sök efter ”WhatsApp Business”. Kontrollera att det är den officiella appen från WhatsApp LLC.
3. Tryck på Installera / Hämta. Vänta tills appen har laddats ner och installerats på din enhet.
4. Öppna appen. Tryck på ikonen för WhatsApp Business för att starta installationsguiden.

Om du redan använder WhatsApp Messenger med samma nummer kommer appen att fråga om du vill migrera ditt konto och din chatthistorik till WhatsApp Business. Du kan acceptera detta om du planerar att använda det numret enbart för företaget från och med nu.

Hur du skapar ditt WhatsApp Business‑konto

Appen guidar dig genom processen för att skapa kontot. Så här gör du steg för steg.

Steg 1: Godkänn villkoren och verifiera ditt telefonnummer

1. Gå igenom användarvillkoren. Tryck på Godkänn och fortsätt för att gå vidare.
2. Ange ditt land och telefonnummer. Dubbelkolla numret; detta blir din officiella WhatsApp Business‑linje.
3. Välj verifieringsmetod. Du får en SMS‑kod eller ett automatiskt samtal med en 6‑siffrig kod.
4. Ange koden. När verifieringen är klar är ditt nummer länkat till ditt WhatsApp Business‑konto.

Observera: Om du registrerar en fast lina väljer du alternativet Ring mig för att få verifieringskoden via telefonsamtal.

Steg 2: Återställ (eller hoppa över) chattbackup

Om du migrerar från WhatsApp Messenger med samma nummer kan appen upptäcka en backup i Google Drive (Android) eller iCloud (iOS).

• Tryck på Återställ för att behålla tidigare chattar och media.
• Tryck på Hoppa över om detta är ett nytt företagsnummer eller om du vill börja från noll.

Steg 3: Lägg till ditt företagsnamn och kategori

1. Ange ditt företagsnamn. Använd exakt det namn kunderna känner dig som. Undvik emojis eller extra sökord; du kan inte enkelt ändra detta senare.
2. Välj din kategori. Välj det som passar bäst (t.ex. Restaurang, Detaljhandel, Utbildning, Hälsa & Skönhet).
3. Lägg till en profilbild. Ladda upp din logotyp eller en tydlig varumärkesbild.

När detta är klart är ditt grundläggande konto live och du kan börja anpassa din WhatsApp Business‑profil.

”Behandla WhatsApp som din mest responsiva butik. Kunder förväntar sig snabba, mänskliga svar, men de belönar också varumärken som använder automation smart för att vara tillgängliga dygnet runt.” — Kundupplevelsekonsult, citerad i vår messaging‑handbok.

Hur du optimerar din WhatsApp Business‑profil

En komplett, trovärdig profil är grunden för din WhatsApp Business‑strategi. Den försäkrar nya kontakter om att de pratar med ett verkligt, seriöst företag.

Steg 4: Redigera dina företagsprofilsuppgifter

För att komma åt din profil öppnar du WhatsApp Business och går till Inställningar > Företagsverktyg > Företagsprofil (formuleringen kan variera något beroende på enhet).

Fyll i följande fält:

• Företagsnamn: Förifyllt från installationen. Ändra bara om du byter varumärke.
• Företagsbeskrivning: En kort, nyttobaserad sammanfattning. Exempel: ”Familjeägt bageri som specialiserar sig på surdeg, tårtor efter önskemål och leverans samma dag i innerstan.”
• Företagskategori: Kontrollera att den stämmer för sökbarhet och trovärdighet.
• Företagsadress: Inkludera stad och postnummer så att kunder kan hitta dig.
• Öppettider: Lägg till öppetdagar och tider, plus särskilda tider vid behov.
• E‑post: Använd en bevakad inkorg som hello@dittvarumarke.com.
• Webbplats: Länka till din huvudsajt, bokningssida eller webbutik.

Tips för profiloptimering som ökar konverteringen

• Använd en tydlig logotyp: Undvik röriga bilder; den ska gå att känna igen som en liten cirkel.
• Börja med värdet: Ange i beskrivningen vem du hjälper och vad du gör i en mening.
• Lägg till en primär call‑to‑action: Styr folk mot att beställa, boka eller ställa frågor.
• Håll öppettiderna korrekta: Synka dina frånvaromeddelanden med dina öppettider.

Konverteringstips: Många kunder ser din profil innan de någonsin ser din webbplats. Behandla den som en mini‑landningssida fokuserad på en huvudåtgärd.

Hur du ställer in din WhatsApp Business‑katalog

Katalogfunktionen förvandlar WhatsApp till en lättviktig butik. Kunder kan bläddra bland produkter eller tjänster och dela dem med vänner utan att lämna appen.

Steg 5: Skapa en produkt- eller tjänstekatalog

1. Gå till Inställningar > Företagsverktyg > Katalog.
2. Tryck på Lägg till ny artikel.
3. Ladda upp foton eller videor. Använd ljusa, högupplösta bilder mot en ren bakgrund.
4. Lägg till artikelnamn. Gör det beskrivande och lätt att känna igen.
5. Ange pris. Du kan lämna det tomt eller lägga till ett prisspann.
6. Skriv en kort beskrivning. Fokusera på fördelar, inte bara funktioner.
7. Lägg till en länk. Peka till din produktsida, kassa eller bokningsformulär.
8. Spara artikeln. Upprepa för dina viktigaste produkter eller tjänster.

Best practices för katalogen

• Börja med dina bästsäljare: Lägg till 10–20 kärnartiklar innan du utökar.
• Använd konsekvent formatering: Standardisera titlar, versaler och hur du visar priser.
• Tagga artiklar i chattar: Under konversationer kan du bifoga katalogartiklar för att snabba på besluten.
• Håll den uppdaterad: Ta bort slutsålda produkter och justera priser regelbundet.

Mini‑fallstudie: Att använda kataloger för att korta säljcykeln

En lokal salong lade till en enkel katalog med tre kärntjänster: ”Klipp & styling”, ”Färg & slingor” och ”Brudpaket”. Istället för att skicka långa prislistor som PDF:er delar personalen nu specifika katalogartiklar i chatten. Inom en månad sjönk deras genomsnittliga tid från första förfrågan till bekräftad bokning från 3 dagar till under 24 timmar, och uteblivna besök minskade eftersom kunderna kände sig tryggare med priset i förväg.

Hur du ställer in automatiska WhatsApp Business‑meddelanden

Automation är där WhatsApp Business blir en verklig kanal för marknadsföring och support. Du kan hälsa nya leads välkomna, sätta förväntningar och svara på vanliga frågor automatiskt.

Steg 6: Skapa ett välkomstmeddelande för nya kontakter

Välkomstmeddelandet skickas automatiskt första gången någon skriver till dig eller efter 14 dagars inaktivitet.

1. Gå till Inställningar > Företagsverktyg > Välkomstmeddelande.
2. Slå på det med reglaget På.
3. Tryck på Redigera meddelande och anpassa texten.
4. Välj Mottagare (alla, alla som inte finns i din adressbok eller anpassade listor).
5. Spara dina ändringar.

Exempel på välkomstmeddelande:

”Hej! 👋 Tack för att du kontaktar GreenLeaf Studio. Vi hjälper små varumärken med branding, webbdesign och content. Svara med 1 för branding, 2 för webb eller 3 för content så slussar vi dig vidare till rätt specialist.”

Steg 7: Ställ in ett frånvaromeddelande för tider utanför öppettid

Frånvaromeddelanden skickas när kunder kontaktar dig utanför dina öppettider eller under specifika tider du anger.

1. Gå till Inställningar > Företagsverktyg > Frånvaromeddelande.
2. Slå på det med reglaget På.
3. Skriv ett meddelande som tydligt sätter förväntningar.
4. Välj schema: Skicka alltid, Anpassat schema eller Utanför öppettider.
5. Välj mottagare och spara.

Exempel på frånvaromeddelande:

”Tack för ditt meddelande! Vårt team är offline just nu (mån–fre 9–18). Vi svarar inom en arbetsdag. För brådskande orderfrågor, ring oss på +1 234 567 890.”

Steg 8: Bygg snabbsvar för vanliga frågor

Snabbsvar låter dig spara och återanvända meddelanden du ofta skickar. Du triggar dem med ett snedstreckskommando (t.ex. /shipping).

1. Gå till Inställningar > Företagsverktyg > Snabbsvar.
2. Tryck på Lägg till eller ikonen +.
3. Ange ditt meddelande (t.ex. fraktinfo, returpolicy, prisdetaljer).
4. Ställ in en genväg (som /shipping).
5. Lägg till valfria nyckelord för att göra dem enklare att hitta.
6. Spara och upprepa för andra vanliga frågor.

Tidsbesparande idé: Skapa snabbsvar för dina 10 vanligaste frågor: frakt, betalningsmetoder, leveranstid, bokningslänk, plats, parkering och grundläggande prisnivåer.

Hur du använder etiketter, snabbsvar och kortlänkar

När ditt WhatsApp Business‑konto växer behöver du ett enkelt arbetsflöde för att hålla koll på leads och kunder. Etiketter och kortlänkar hjälper dig att hålla ordning och skapa nya konversationer.

Steg 9: Organisera chattar med etiketter

Etiketter fungerar som taggar för chattar eller kontakter. Du kan filtrera efter etikett för att följa upp systematiskt.

1. Öppna en chatt och tryck på menyn (⋮ på Android eller kontaktinfo på iOS).
2. Välj Etikettera chatt.
3. Välj en befintlig etikett eller tryck på Ny etikett.
4. Namnge din etikett (t.ex. Ny lead, Offert skickad, Väntar på betalning, Återkommande kund).
5. Spara och använd etiketter konsekvent för att hålla din pipeline tydlig.

Steg 10: Skapa en kortlänk eller QR‑kod för WhatsApp Business

WhatsApp Business kan generera en kortlänk eller QR‑kod som öppnar en chatt med ditt företag direkt.

1. Gå till Inställningar > Företagsverktyg > Kortlänk eller QR‑kod.
2. Kopiera länken som visas (t.ex. https://wa.me/1234567890).
3. Lägg eventuellt till ett standardmeddelande som ”Hej, jag vill gärna veta mer om …”
4. Använd länken på din webbplats, i e‑postsignaturer, sociala profiler och annonser.

• På din webbplats: Lägg till en knapp ”Chatta på WhatsApp” på produktsidor och kontaktsidor som länkar till kortlänken.
• I butik: Skriv ut QR‑koden på kvitton, menyer eller affischer.
• I kampanjer: Använd länken i SMS, nyhetsbrev och betalda annonser för att driva direkta konversationer.

Mini‑arbetsflödesexempel: Från klick till konvertering

En liten möbelbutik lade till en knapp ”Chatta för en skräddarsydd offert” på sina produktsidor, som pekar på en WhatsApp‑kortlänk med ett förifyllt meddelande. Besökare trycker på knappen, hamnar i WhatsApp med produktnamnet redan inkluderat och får ett automatiskt välkomstmeddelande plus en meny med snabbsvar. Detta enkla flöde ökade offertförfrågningarna med 28 % och hjälpte teamet att stänga fler högprisiga, kundanpassade affärer.

Best practices för WhatsApp Business och regelefterlevnad

När ditt WhatsApp Business‑konto är live är det minst lika viktigt hur du använder det som hur du ställde in det. Att respektera kundernas tid och integritet håller engagemanget högt och klagomålen låga.

Best practices för engagemang

• Svara snabbt: Försök svara inom 15–60 minuter under öppettider. Snabba svar bygger förtroende.
• Använd mänsklig ton: Även med mallar, skriv som en människa – inte en robot.
• Be om tillåtelse: Innan du skickar kampanjer, fråga om kunder vill ha uppdateringar via WhatsApp.
• Segmentera din publik: Använd etiketter för att skicka mer relevanta meddelanden.
• Begränsa utskick: Spamma inte. Fokusera på meddelanden med högt värde, som orderuppdateringar, påminnelser om bokningar och exklusiva erbjudanden.

Integritet, samtycke och regelefterlevnad

WhatsApp har strikta regler mot spam och missbruk. Övertramp kan leda till begränsningar eller avstängning av ditt konto.

• Skaffa samtycke: Kontakta bara personer som har gett dig tillåtelse, helst via ett formulär, en kryssruta eller en tydlig call‑to‑action.
• Erbjud avregistrering: Låt användare enkelt stoppa marknadsföringsmeddelanden (t.ex. ”Svara STOPP för att avsluta prenumerationen”).
• Skydda känsliga uppgifter: Undvik att dela fullständiga betalningsuppgifter eller lösenord i chatten.
• Följ lokala lagar: Följ GDPR, CCPA eller din regions integritetslagstiftning.

Riskvarning: Att lägga till personer i WhatsApp‑grupper utan samtycke eller skicka oombedda massmeddelanden kan leda till att användare anmäler dig och skadar ditt avsändarrykte.

Exempel från verkligheten på WhatsApp Business i praktiken

För att inspirera din egen implementation följer här tre enkla sätt som olika typer av företag använder WhatsApp Business för att skapa resultat.

Exempel 1: Detaljhandel som erbjuder lagerkoll i realtid

En sneakerbutik använder WhatsApp Business som en ”virtuell butiksassistent”. Kunder skannar en QR‑kod i Instagram Stories som öppnar en chatt med ett förifyllt meddelande: ”Har ni [skonamn] i storlek [X]?” Personalen använder etiketter som Lagerkoll och Reserverad för att följa upp förfrågningar. Butiken rapporterar att 40 % av lagerkoll‑konversationerna nu leder till butiksköp.

Exempel 2: Tjänsteföretag som automatiserar påminnelser om bokningar

En tandklinik kopplar sitt bokningssystem till WhatsApp Business via ett integrationsverktyg (läs mer om integrationer). Patienter får automatiska påminnelser 24 timmar och 2 timmar före besök, plus ett snabbsvarsalternativ för ombokning. Antalet uteblivna besök sjönk med 19 %, och receptionen lägger mindre tid på manuella samtal.

Exempel 3: Kurskreatör online som vårdar leads

Ett utbildningsvarumärke använder WhatsApp Business som uppföljningskanal för personer som laddar ner en gratis guide. Det första meddelandet delar ett kort videotips; det andra, som skickas två dagar senare, bjuder in dem till en live Q&A. När säljbudet väl kommer har prenumeranterna redan interagerat med varumärket. Denna konversationella funnel presterar konsekvent bättre än kampanjer enbart via e‑post.

Vanliga problem vid installation och hur du löser dem

De flesta installationer av WhatsApp Business går smidigt, men några problem är vanliga. Så här löser du dem snabbt.

Problem 1: Verifieringskoden kommer inte fram

• Kontrollera numret: Säkerställ att landskod och siffror stämmer.
• Byt från SMS till samtal: Om SMS misslyckas, be om ett telefonsamtal med koden.
• Inaktivera samtalsspärrsappar: Vissa appar blockerar verifieringssamtalet.
• Vänta några minuter: Flera försök på kort tid kan orsaka fördröjningar.

Problem 2: Numret används redan i WhatsApp

• Migrera från personlig WhatsApp: Om du vill behålla samma nummer följer du instruktionerna för migrering och låter appen flytta ditt konto till WhatsApp Business.
• Separera privat och företag: Om du vill behålla din privata WhatsApp väljer du ett annat nummer för WhatsApp Business.

Problem 3: Problem med att återställa backup

• Kontrollera rätt konto: Se till att du är inloggad på samma Google‑ eller iCloud‑konto som användes för backupen.
• Kontrollera lagring och uppkoppling: Säkerställ tillräckligt lagringsutrymme och stabil internetanslutning.
• Försök igen senare: Om återställningen misslyckas kan du hoppa över och fortsätta; ditt konto fungerar ändå, men gamla chattar kan saknas.

Problem 4: Appen känns långsam eller rörig

• Arkivera gamla chattar: Håll din huvudinbox fokuserad på aktiva konversationer.
• Använd etiketter: Filtrera bort avslutade eller stängda chattar.
• Rensa media: Ta bort stora videor eller bilder som inte längre behövs.

Supporttips: Om du stöter på ovanliga problem, kolla WhatsApp Business officiella hjälptrum eller kontakta deras support inifrån appen för den senaste vägledningen.

Vanliga frågor om att ställa in WhatsApp Business

Kan jag använda WhatsApp Business och WhatsApp Messenger på samma telefon?

Ja. Du kan installera båda apparna på en enhet, men varje app måste använda ett eget telefonnummer.

Är WhatsApp Business gratis att använda?

Appen WhatsApp Business är gratis att ladda ner och använda. Datakostnader kan tillkomma från din mobiloperatör.

Behöver jag ett separat SIM‑kort för WhatsApp Business?

Du behöver ett separat telefonnummer, men inte nödvändigtvis ett separat SIM‑kort om du använder en fast lina eller ett virtuellt nummer som kan ta emot samtal.

Kan jag konvertera min privata WhatsApp till ett företagskonto?

Ja. När du installerar WhatsApp Business och använder samma nummer guidar appen dig genom att migrera ditt konto och dina chattar.

Hur många enheter kan jag använda med ett WhatsApp Business‑nummer?

Du kan använda en primär telefon och länka ytterligare enheter via funktionen Länkade enheter, inom ramen för WhatsApps aktuella begränsningar.

Är WhatsApp Business säkert?

Meddelanden skyddas med end‑to‑end‑kryptering, likt privat WhatsApp, men du bör ändå undvika att dela känsliga finansiella uppgifter.

Kan jag skicka massutskick för marknadsföring med WhatsApp Business?

Du kan använda sändlistor för att skicka meddelanden till flera kontakter som har sparat ditt nummer, men att skicka oombedda massutskick strider mot WhatsApps policy.

Vad är skillnaden mellan WhatsApp Business‑appen och WhatsApp Business Platform (API)?

Appen är för små team som hanterar chattar på telefoner. API:t är för större företag som behöver integrationer, automation i stor skala och flera handläggare.